成績表発送業務のアウトソーシング
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提供サービス
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- データ処理サービス（プログラム開発含む）
- 発送代行サービス
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導入前の課題
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- 成績表発行システムを学内に構築し職員で発送作業を行っていたが、コロナ禍の出勤制限を経て外部へアウトソーシングを検討
- 現行の発行システムを使いながら宛名住所と紐づけ、成績表を間違いなく発送できる方法を探している
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導入後の効果
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- PDFファイルの成績表から学籍番号を抽出するプログラムを開発、学籍番号をもとに発送データと紐づけ同一人物の宛名と成績表をセットで台紙に出力可能に
- 出力した台紙をそのまま機械封入・発送できる仕様にしたことで、コストダウンとスピーディーな対応を実現
既存の成績表発行システムの課題点
学内には成績表を出力するシステムが構築されておりましたが、このシステムは送付先住所が登録できないため、送付作業の際には成績表とは別に宛名ラベル等を出力する必要があり、成績表と宛名情報の照合作業が生じていました。この照合・発送作業は職員による目検で実施されていたため業務負担が大きく、コロナ禍の出勤制限もあり業務全体の見直しが検討されておりました。
PDFファイルから学籍番号を抽出し住所情報とマッチングする提案
全学生の発送データと成績表を正確かつスピーディに発送するために、当社からは成績表と送付先住所を一体化する手法をご提案いたしました。PDFファイルになった成績表から学籍番号を抽出するプログラムを設計し、抽出した学籍番号をキーにして成績表と発送データの紐づけ、同一人物の宛名と成績表をセットで台紙に出力する。この手法で、成績表を出力したら、そのまま封入・発送できるスキームが実現できます。これにより宛名と成績表の照合作業が不要になり、外部アウトソーシングしながらも正確性を高めつつ 作業スケジュール短縮と作業コスト削減を実現できました。
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