そのゆうメール発送できないかも、「信書」表現に注意。

ゆうメールは通常の郵便より安価に発送できるサービスですが、「信書」に該当してしまうと郵便局の引き受けが出来なくなってまいます。

ここ数年でゆうメールの信書確認の審査が厳格になってきており、また、審査する郵便局担当者の見解によって承認内容にブレが生じていることもあるようで、数カ月前はゆうメールで発送できたDM（ダイレクトメール）が、”同じ内容なのに審査がおりなかった。”などのトラブルが生じていると聞き及びます。

１．そもそも、「信書」とは何か？

総務省の「信書に該当する文書に関する指針」には

「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」との記載があります。

総務省「信書事業のページ」https://www.soumu.go.jp/yusei/shinsyo_top.html（2023-10-20）

例として以下の文書が該当します。

・請求書の類（納品書、領収書、申込書、承諾書等）

・会議招集通知の類（結婚式の招待状、業務を報告する文書等）

・許可証の類（免許書、認定書、表彰状等）

・証明書の類（印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本等）

・ダイレクトメール（文書自体に受取人が記載されている文書、商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章）

要するに「特定の方に宛てたもの」や、「こちら（送り主）から受け取り人に返信を促すような内容」ですと信書に該当してしまいます。

ゆうメールは「不特定多数に向けた広告物」を送ることを目的としているサービスなので、特定の方に対して宛てた文言・文章が入っていると「信書」に該当してしまい、発送ができなくなってしまいます。
「不特定多数に向けた広告物」は街頭や店頭における配布や、新聞折り込みを前提として作成されるチラシやリーフレット、パンフレットのようなものであります。誰が受け取っても問題がない、広く告知に利用することが前提となります。

２．ダイレクトメールで特に注意する点

ダイレクトメールで信書に該当する可能性が一番高いツールは「挨拶文」です。
ＤＭを送付する際に、パーソナル感を高めるため「～のお客様に」とか「あなただけに」というような文言は使いがちになります。
主たる送付物は信書表現の入っていない商品・サービスパンフレットなのに、同封している挨拶文の表現で信書に該当してしまうケースが多く見られます。
そこでDMを作成する前に気を付けていただきたい点を、例を交えてご紹介させていただきます。

①「受け取り人を指定している」

上段でも説明したとおり、「特定の方に宛てたもの」は信書に該当してしまいます。
DM内の挨拶文などで、「○○をご利用の皆様」「○○をご支援いただいている皆様」「ご契約の皆様」「○○大学をご卒業の皆様」など受け取り人を特定するような文言は信書に該当してしまい、ゆうメールでの発送ができなくなります。

②「文面に特定のサービスや商品名が入っている」

また上記のような特定の方を指しているもの以外にも、「特定のサービス利用者や商品利用者に対して宛てたもの」と受け取れる文章も信書に該当してしまいます。
例えば「いつも○○をご覧（ご利用）いただきありがとうございます。」「メールでもお知らせしたとおり」「すでに○○月に配布させていただきました資料のとおり」のような特定の受け取り人に対しての文章が入っていますと「DMが届く人を特定しているだろう」と郵便局が判断し、信書に該当いたします。
そのほかにも「ご登録会員情報を基にお送りしております」「住所変更のご登録をお願いいたします。」など会員に対しての送付物だと信書に該当する可能性が高いです。

３．対応策

上記の対応策としては、「表現の置き換え」「添え状・送り状」をつけることです。

「表現の置き換え」とは
「受け取り人特定をしている」場合は「各位」に置き換えてください。より広い範囲の方に対してのメッセージとなり、非信書扱いとなります。文中には「○○（特定するような文言）」がなければ「皆様」を使用しても問題ございません。

「添え状」とは
「送付される貨物の目録や性質、使用方法等を説明する文書及び当該貨物の送付と密接に関連した次に掲げる簡単な通信文で当該貨物に従として添えられるもののこと。」となっております。
簡単に言えば、主たる送付物の内容を補足、送付物への誘導を促す文書です。（主たる送付物とはパンフレットや告知物、趣意書などのDMのメインとなるものです。）

４．添え状の作成例

悪い例
「いつも○○をご利用いただきありがとうございます。今回はあなた様だけにお得な情報をお届けいたします。また○○様が○○の商品ご購入いただいてから期間が経っております。無料保証サービスもご用意しておりますのでご来店くださいませ。」

※特定の商品について、言及しており、かつ「あなた様だけ」と個人を特定するような文言がある。それ以下はDMを関係のないことを触れているため添え状として認められない。

良い例
「皆様の日頃よりのご愛顧に心から感謝申し上げます。この度は○○に活用いただけるパンフレットを作成いたしましたのでお送りいたします。このパンフレットには○○のことや○○のことをご紹介しておりますので、ご一読ください」

※挨拶のための簡単な通信文としており、主たる送付物の送付目的を示す文章であるから添え状として成立する。

まとめ

上記を踏まえ、DM作成の際に皆様にお気をつけていただきたいことは「特定の方、物を指す」ような文言は控えるということを覚えていただければ安全にゆうメールを利用できるかと思います。

もし郵便局で信書と認められ、発送を止めれてしまった場合は、当社にお問い合わせいただければ信書に該当しないDMを作成いたしますのでご連絡くださいませ。